شرایط حاکم بر کشور و شیوع بیماری کرونا و تاثیر آن بر نظام اداری و لزوم اتخاذ راه‌کارها و تدابیر مناسب یکی از موضوعات داغ این روزهاست که جمشید انصاری، معاون رئیس‌جمهور و رئیس سازمان اداری و استخدامی کشور به آنها پاسخ داده است.
به گزارش ایبِنا، بررسی اثرات و پیامدهای این بیماری بر مردم و نظام اداری، درس‌هایی که از آن می توان آموخت و نقش سازمان اداری و استخدامی کشور در این شرایط؛ ازجمله مواردی است که انصاری در گفتگو با پایگاه اطلاع رسانی دولت به آن پرداخته شده که متن این گفتگو به شرح زیر است:
تاثیر و پیامدهای بیماری کرونا بر نظام اداری کشور چیست؟
پاندمی کرونا با ویژگی هایی که دارد و الزاماتی که در تعاملات بین انسان ها ایجاد کرده است، زندگی اجتماعی مردم را تحت تاثیر قرار داده و نظام اداری نیز به‌عنوان بخش مهم و اساسی جامعه که وظیفه ارائه خدمات به مردم و راهبری برنامه های توسعه در زمینه های فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و حوزه عمومی را بر عهده دارد، از این تاثیر مستثنا نبوده است. ضرورت رعایت پروتکل‌های بهداشتی و فاصله گذاری اجتماعی که تهیه و ابلاغ دستورالعمل های بهداشتی متعدد در سطح گسترده برای محیطها و فعالیت های مختلف را به دنبال داشت تاثیرات جدی در نحوه و شرایط فعالیت محیط های اداری، اقتصادی و خدماتی گذاشته است. اگر بخواهیم تاثیرات شیوع بیماری کرونا بر نظام اداری را دقیق تر بیان کنیم لازم است از چند منظر موضوع را مورد بررسی قرار دهیم.
با توجه به ضرورت رعایت فاصله گذاری اجتماعی، دستگاههای اجرایی و کل نظام اداری ملزم به تدارک و تمهید امکانات و ساز و کارهایی شدند که پیش‌ازاین بیماری، برنامه مشخصی برای آنها در دستور کار نبود. استفاده بیشتر از دورکاری کارکنان با هدف کاستن از تراکم حضور آنان در محیطهای اداری و کمک به سیستم های حمل و نقل عمومی که به تدارک زیرساختها و امکانات دورکاری کارکنان از سوی دستگاه ها منجر شد. تدارک امکانات و برنامه های خاص برای ارتقاء سطح بهداشت محیط و کارکنان از قبیل تهیه و توزیع ماسک و مواد بهداشتی، تعطیلی فعالیت محیطهای عمومی ادارات مانند آبدارخانه، غذاخوری و آشپزخانه، نمازخانه، اجتماعات و همایش های اداری تا اعمال کنترل‌های مقدماتی برای حصول اطمینان از عدم ابتلای کارکنان حاضر در ادارات ازجمله این تمهیدات هستند.
ضرورت تسریع در توسعه دولت الکترونیک و برقراری ارتباط بین دستگاه ها و سامانه های مختلف برای کاهش ترددهای مردم و مراجعه‌کنندگان بین ادارات، گسترش جلسات مجازی و وبینارها برای انجام هماهنگی های بین دستگاهی که منجر به استقرار سامانه های مورد نیاز ارائه خدمات الکترونیکی، اعم از سامانههای تعریف‌شده قبلی و سامانه های مورد نیاز شرایط کنونی مانند تکمیل برنامه میز خدمت در دستگاه های خدمت رسان شده است. کاهش مراجعه حضوری ارباب‌رجوع و خدمت گیرندگان به دستگاه های اجرایی و محیط های اداری از اهداف و اولویت‌های سازمان در این برنامه‌ریزی‌ها بوده است.
تاثیرپذیری بخش قابل توجهی از فعالیت های جاری و متداول نظام اداری مانند جلسات عمومی و همایش ها، جلسات کمیسیونها و شوراها، سفرهای استانی مسئولان و حضور آنان در مراسم ها و جلسات استانی و حتی جلسات دولت و کمیسیون های مربوطه، مجلس شورای اسلامی و کمیسیون های آن؛ از این شرایط که منجر به اتخاذ تمهیدات جدیدی در نظام تصمیم سازی و تصمیم گیری کشور شده است.
لذا همان‌طور که زندگی عادی مردم در اثر شیوع این بیماری دستخوش تغییرات جدی شده و به نظر میرسد تا مدتها ماندگار باشد، می توان گفت این تاثیرات در نظام اداری نیز بسیار جدی، عمیق و ماندگار خواهد بود و به تغییرات اساسی در روش های انجام کار دستگاه های اجرایی و حتی اولویت گذاری آنها در انجام ماموریت ها و وظایف منجر خواهد شد.
کرونا باعث شکل‌گیری مراجع جدید تصمیمگیری مانند ستاد ملی مدیریت بیماری کرونا شده است. این مراجع تصمیم‌هایی اتخاذ می‌کنند که مستقیما نظام اداری را تحت تاثیر قرار می‌دهد و از طرفی ممکن است این تصمیمات از سطح کارشناسی و منطبق با واقعیت‌های نظام اداری برخوردار نباشد. با توجه به اینکه پایان مشخصی برای این بحران نمی‌توان در نظر گرفت، سازمان اداری و استخدامی کشور چه برنامه‌ها و اقداماتی را در رابطه با این مسئله باید در دستور کار خود قرار دهد؟
هنگامی‌که این بیماری در کشور شناخته شد و وضعیت اپیدمیک به خود گرفت هم‌زمان در بسیاری از کشورها اقدامات محدودکننده مانند قرنطینه شهرها تا اعمال محدودیت در رفت و آمد و تماس و ... در دستور کار دولت‌ها قرار گرفت. ناشناخته بودن بیماری و فقدان گزارش‌های روشن از نتیجه‌بخش بودن اینگونه اقدامات در دیگر کشورها و شرایط خاص فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی کشور، این واقعیت را دیکته کرد که باید نوعی مدیریت خاص بر این شرایط طراحی و مستقر شود؛ «ستاد ملی مدیریت کرونا» برآیند این شرایط بود، ستادی که بتواند اختیار وضع محدودیت‌ها، بایدها و نبایدها را در سطح کلیه فعالیتهای جامعه داشته باشد و همه دستگاههای مسئول را برای مقابله با این پدیده به‌صورت هماهنگ راهبری کند و قادر باشد با سرعت عمل تصمیمگیری کند و یا تصمیم‌ها و مقررات موجود را مورد تجدیدنظر قرار دهد.
تشکیل این ستاد با تصویب شورای عالی امنیت ملی، تصمیمی درست و کارآمد بوده است. نوع مدیریت و راهبری ستاد از ابتدا به اینگونه بوده که پیشنهادها در حوزه‌های تخصصی توسط دستگاه مسئول همان حوزه ارائه می‌شود و از پشتوانه کارشناسی هم برخوردار است. در تصمیمات ستاد هم همیشه بر امکان‌پذیر بودن اجرای تصمیمات ستاد از سوی مردم و مخاطبان تاکید می‌شود؛ لذا بخش قابل توجهی از تصمیمات ستاد، کارشناسی شده و منطبق بر واقعیت‌های جامعه ایران است و توانسته نسبت به کنترل و مهار شیوع بیماری موفق شود. در فروردین و تیر که اوج بیماری بود، ستاد توانست با تصمیماتی که اتخاذ کرد و محدودیت‌هایی که در زمینه‌های مختلف اعمال کردو نیز تجهیز امکانات کشور، شرایط را کنترل کند و به‌تدریج قابلیت تطابق جامعه، بنگاه‌ها، مراکز فعالیت اقتصادی و دستگاههای اجرایی و به‌ویژه مردم، با شرایط بیماری و هم با تصمیمات ستاد افزایش یافت؛ البته در حال حاضر و با گذشت بیش از شش ماه از شروع فراگیری بیماری، قابلیت‌های بهتری برای مدیریت بیماری در ستاد و دستگاههای اصلی مانند وزارت بهداشت و درمان، وزارت کشور و استانداریها ایجاد شده است.
با توجه به تفاوت شدت شیوع کرونا در مناطق مختلف کشور، به نظر شما برای مقابله با این بیماری، الگوی مدیریتی متمرکز مناسب‌تر است یا غیرمتمرکز (استانی)؟
به نظر میرسد روند گسترش یا مهار بیماری کرونا هنوز قابل پیش‌بینی نیست. ناشناخته بودن این ویروس و رفتارهای آن به‌گونه‌ای است که علاوه بر تصمیمات ثابت و عمومی مانند رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی و ضوابط و پروتکل‌های بهداشتی که ابلاغ شده یا می‌شود، نوعی محدودیت‌های اقتضایی و متناسب با شرایط منطقه‌ای را نیز ایجاب می‌کند، ولی لزوما به معنای واگذاری مسئولیت و اختیار کلی مدیریت بیماری به استان‌ها نیست. به دلیل به‌هم‌پیوستگی مناطق کشور و عدم امکان کنترل ترددهای بین شهری و استانی، سیاست‌گذاری و تصمیمگیری ملی در بخش مهمی از کار لازم و البته کارسازتر است و این موضوع منافاتی با تفویض بخشی از اجرای برنامه‌ها و تصمیمات و یا واگذاری برخی اختیارات تصمیمگیری به استان‌ها ندارد. در حال حاضر، روش کار به‌نوعی توزیع اختیارات بین ستاد در مرکز و ستادهای استانی می‌باشد و در مواردی هم که استان‌ها با توجه به شرایط ویژه نیازمند اتخاذ تصمیمات خاص باشند، مراتب به وزارت کشور منعکس و با تصمیمگیری مشترک وزرای کشور و بهداشت و درمان و موافقت آنها اجرایی می‌شود؛ ولی آنچه در عمل اتفاق افتاده است، شباهت وضعیت و شرایط بیماری در اکثر مناطق کشور است که تصمیمات و اقدامات واحد را موثرتر نموده است.
برخی از فعالیت های اداری مانند فعالیت کانون های ارزیابی، تعیین صلاحیت حرفهای، آموزشهای بدو و حین خدمت و مصاحبه های استخدامی، بر اساس حضور مستقیم افراد طراحی شده اند؛ با توجه به شرایط کنونی، آیا برنام های برای اجرای اینگونه فعالیت ها در نظر گرفته شده است؟ تاثیر آن بر آزمون های فراگیر استخدامی چگونه خواهد بود؟
به‌طورکلی شرایط بیماری بر روند فعالیتهای دستگاههای اجرایی اثرگذار بوده و به تغییراتی در برنامه ها یا روش اجرای آنها منجر شده است. در فعالیتهای اجرایی سازمان نیز جهت گیری بر استفاده از فضای مجازی و بستر الکترونیکی بوده و بخش قابل توجهی از فعالیت ها مانند آموزش کارکنان و مدیران و تشکیل جلسات توجیهی به‌صورت وبینار طراحی و اجرا شده است. برخی اقدامات مانند برگزاری کانون های ارزیابی، چون امکان اجرای کامل آنها به‌صورت مجازی فراهم نیست، در دستگاه های اجرایی متوقف یا کند شده است و بخشهای مربوط در سازمان در حال چاره‌اندیشی و برنامه ریزی دوباره دربارهنحوه اجرای آنها هستند. بعضی روش‌ها برای تداوم این فعالیتها در حال اجرای آزمایشی و به‌صورت محدود بوده تا در صورت نتیجه‌بخش بودن به‌صورت روش جایگزین اعمال شوند.
در خصوص آزمون استخدامی فراگیر، با توجه به اینکه مجری این آزمون ها سازمان سنجش آموزش کشور است و این سازمان تجارب متعددی در برگزاری کنکور در همین سال جاری دارد، به نظر نمیرسد مشکلی در اجرای این آزمونها وجود داشته باشد. اساسا شرایط کرونا بر برنامه و فرایند نیازسنجی و صدور مجوزهای استخدامی و دیگر فعالیت های قانونی سازمان اداری و استخدامی کشور تاثیرگذار نبوده است و چنانکه بیان شد لازم است در خصوص نحوه اجرای مصاحبههای استخدامی راه‌کارهایی متناسب با بایدها و نبایدهای شرایط بیماری تعریف شود؛ در حال حاضر این مصاحبه‌ها با رعایت فاصله گذاری و پروتکل های بهداشتی و با تعیین وقت قبلی و در زمان معین انجام می‌شود و مشکل خاصی هم به سازمان گزارش نشده است.
از اپیدمی کرونا چه درس هایی می‌توان آموخت؟ نقاط قوت و ضعف نظام اداری کشور در برابر این بیماری و موارد مشابه چیست؟ نظام اداری چگونه باید تابآوری خود را در این شرایط و شرایط مشابه افزایش دهد؟
شیوع بیماری کرونا و الزاماتی که در کلیه فعالیتهای اجتماعی ایجاد کرد، تاثیرات جدی در تغییر روش انجام تمام فعالیتها خواهد داشت و شاهد تغییر در سبک زندگی مردم و نوع و روش انجام فعالیتهای اداری، کسب‌وکارها و نحوه تعامل نظام اداری با مردم در آینده خواهیم بود. این شرایط، تحقق دولت الکترونیک را شتاب خواهد داد و آثار خود را در نظام اداری خواهد داشت. در مقایسه با دیگر بخشهای جامعه، نظام اداری توانست با سرعت خود را با شرایط جدید تطبیق دهد و تابآوری قابل قبولی داشته باشد، به‌ویژه دستگاههایی مانند وزارت صمت و شهرداریها، وزارت کشور و استانداریها و وزارت بهداشت و درمان که مسئولیت تصمیمگیری و اقدام میدانی در این زمینه را داشتند؛ در این خصوص خیلی خوب عمل کردند. البته نقاط ضعفی هم وجود داشته است که به سرعت در رفع آنها اقدام شد. افزایش تابآوری نظام اداری در این زمینه و موارد مشابه بیشتر به نوع راهبری آن مربوط است و کمتر به تغییر در نظام ها و فرایندهای داخلی برمیگردد. تجربه فعالیت ستاد ملی مدیریت کرونا باید مستندسازی و برای شرایط فعلی که به نظر تا پایان سال ادامه دارد، نقاط ضعف تصمیمات ستاد شناسایی و با بررسی های کارشناسی رفع شوند. تمام دستگاههای اجرایی نیز باید دنبال راههای جدید برای انجام فعالیت و ارائه خدمات با رعایت کامل تر اصول فاصله گذاری اجتماعی باشند؛ در این زمینه توسعه دولت الکترونیک و تسریع در استقرار سامانههای مورد نیاز خدمترسانی به مردم می تواند تابآوری آن را در صورت ادامه شرایط افزایش دهد و خستگی و تحلیل نیروی انسانی دولت را که به‌صورت مستقیم درگیر مدیریت بیماری هستند (به ویژه کادر درمانی کشور) کاهش دهد. البته باید علاوه بر قدردانی از عوامل موثر در مدیریت و کنترل بیماری، تصمیماتی هم در خصوص جبران خدمات ارزشمند آنها متناسب با حضور و فعالیت در عرصه مقابله با بیماری اتخاذ شود تا هم باعث دلگرمی شده و هم پایداری و استقامت آنها مورد توجه قرار گرفته باشد.
از ابتدای شیوع بیماری، نظام اداری و مشخصا سازمان اداری و استخدامی کشور چه اقدامات برجسته ای در این زمینه انجام داده است؟
سازمان اداری و استخدامی کشور به‌عنوان یکی از اعضای ستاد ملی مدیریت کرونا که در کمیته اداری مسئولیت نهایی کردن تصمیمات کارشناسی برای نظام اداری را بر عهده داشته و در طول دوره شیوع بیماری، نظرات کارشناسی خود را درباره اقدامات موردنیاز در نظام اداری به ستاد ارائه کرده و این نظرات مبنای اتخاذ تصمیمات ستاد ملی مدیریت کرونا بوده است. کلیه تصمیماتی که در زمینه نحوه انجام فعالیت ادارات، ساعت فعالیت واحدهای اداری و نحوه حضور و فعالیت کارکنان در ادارات و اخیرا تصمیماتی که در خصوص اعمال مجازات اداری در مواردی که کارکنان شیوه‌نامه‌های بهداشتی و ضوابط ابلاغی ستاد را مراعات نکرده و در انجام آنها کوتاهی و تخلف کنند، از سوی ستاد ملی مدیریت کرونا اتخاذ شده است مبتنی بر نظرات کارشناسی این سازمان بوده است.
در کنار این موضوع، صدور بخشنامه ها و دستورالعمل های راهبری نظام اداری که به استناد اختیارات قانونی سازمان و یا مصوبات و تکالیف ستاد ملی انجام شده است، نقش موثری در هماهنگی نظام اداری برای اقدام یکپارچه و موثر در این شرایط داشته است. سازمان در ابتدای کار، با صدور بخشنامه نحوه فعالیت دستگاههای اجرایی و کارکنان در اسفند سال گذشته و متعاقبا با اصلاح تصویبنامه نحوه انجام دورکاری در هیات وزیران، صدور بخشنامه های مورد نیاز برای تعیین و تنظیم ساعات کاری و نحوه حضور کارکنان در دستگاههای اجرایی متناسب با شرایط گسترش بیماری در سه مرحله، ابلاغ دستورالعمل های بهداشتی نحوه فعالیت و رعایت فاصله گذاری هوشمند در محیط کار و برای کارکنان، نحوه رسیدگی به تخلفات اداری کارکنان در صورت عدم رعایت ضوابط ابلاغی در دوران کرونا، تدوین و تصویب آیین‌نامه تعیین مصادیق شهید برای کارکنان وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی که مستقیما درگیر مقابله با بیماری هستند و نیز نحوه اعمال اولویت‌های استخدامی برای کارکنان شرکتی و قراردادی که درگیر مقابله مستقیم با بیماری هستند اقدامات لازم را انجام داده است.
آنچه مهم و ارزشمندتر است اقدام سازمان برای جمع بندی تجارب و اقدامات انجام‌شده در این دوران و تنظیم یک شیوه نامه جامع برای نحوه عمل دستگاه های اجرایی در صورت ادامه وضعیت و نیز شرایط مشابه است که در مراحل پایانی قرار دارد و امیدواریم با ابلاغ آن در شهریور، مجموعه منسجمی که همه ابعاد فعالیت های نظام اداری را مشخص کند در اختیار همگان، به‌ویژه مدیران، کارکنان و خدمت‌گیرندگان نظام اداری و ارباب‌رجوع قرار گیرد.
